Para ser válidas, las facturas, a diferencia de las facturas simplificadas, deben contener un número que las identifique, la fecha de expedición (y la de la operación, si son distintas), la descripción de la operación, los datos fiscales de emisor y destinatario (NIF, nombre y domicilio), la base y el tipo de IVA y la cuota resultante.
Además, en caso de que se haya aplicado algún tipo de descuento o bonificación, debe aparecer reflejado en la factura junto con el importe total a pagar. También es importante que la factura cumpla con los requisitos legales establecidos por la normativa vigente en cuanto a su formato, contenido y plazo de emisión.
En España, por ejemplo, se debe emitir la factura en un plazo máximo de 30 días desde la fecha de la operación. En general, es recomendable contar con un sistema de facturación que facilite la generación de facturas válidas y la gestión de las mismas, ayudando a evitar errores o incumplimientos que puedan acarrear sanciones o perjuicios económicos.
¿Cuándo puedes expedir facturas simplificadas?
No obstante, en ciertos supuestos pueden emitirse facturas simplificadas, con menos datos. Esto es posible en los siguientes casos:
- Ventas al por menor o a particulares que no soliciten factura completa y siempre que el importe total de la operación no supere los 400 euros, IVA incluido. En este caso, la factura simplificada solo debe incluir la fecha, la identificación del vendedor, una descripción general de los bienes o servicios, el tipo impositivo aplicado y el importe total.
- Ventas a distancia que no superen los 100 euros, IVA incluido, y siempre que el adquirente sea un particular que no solicite factura completa. En este caso, además de los datos anteriores, la factura simplificada tendrá que incluir el número de identificación fiscal del vendedor.
- Pagos a cuenta o anticipos que no superen los 400 euros, IVA incluido, y siempre que se indique que se trata de un pago a cuenta o anticipo y el importe total.
- En las operaciones de servicios de hostelería y restauración (como bares y restaurantes), se podrán emitir facturas simplificadas por cada una de las consumiciones realizadas. En este caso, la factura simplificada deberá incluir la fecha, el nombre y apellidos del cliente, un desglose de los bienes o servicios prestados, el tipo impositivo aplicado y el importe total.
- En los casos de taxis y transporte de mercancías, se podrán emitir facturas simplificadas con los siguientes datos: fecha, identificación del transportista, origen y destino del transporte y el precio total del servicio.
Es importante tener en cuenta que la emisión de una factura simplificada no exime al vendedor de mantener una copia de la factura completa en su registro contable y fiscal.
Las facturas simplificadas deben incluir su número, el NIF y la denominación del emisor, el tipo de IVA aplicado (o la expresión “IVA incluido”), la contraprestación total, la fecha de expedición y la identificación de los bienes entregados o los servicios prestados. Además, es recomendable que incluyan también el nombre y NIF del receptor, en caso de que sea una empresa o autónomo. Estos datos facilitarán la gestión del IVA y la contabilidad en ambos lados.
Al no contener datos del destinatario, estas facturas no dan derecho a deducir el IVA soportado. No obstante, dicha deducción sí es posible si a dichas facturas se les añade el NIF del destinatario y su domicilio (no es necesario incluir el nombre de éste o su denominación social) y la cuota de IVA repercutido consignada de forma separada (no es válida la mención “IVA incluido”).
Es importante mencionar que existen situaciones en las que no se permite la emisión de facturas simplificadas, como en las operaciones intracomunitarias o cuando se requiere el registro en libros especiales. En estos casos, se debe emitir una factura completa con todos los detalles requeridos por la ley.
Tener un buen control de las facturas simplificadas es necesario para mantener en orden la contabilidad de la empresa, evitando posibles sanciones y problemas en la gestión fiscal de la compañía. Por lo tanto, es importante conocer las reglas y requisitos de emisión de facturas simplificadas y llevar un registro detallado de todas las operaciones realizadas.
Existen algunas excepciones a estas reglas básicas. Nuestros profesionales le orientarán sobre cuándo puede emitir este tipo de facturas. Ofrecemos asesoramiento profesional y legal para comprender cuándo y cómo puede emitir facturas simplificadas en su país y evitar posibles sanciones fiscales.